Od roku 2027 sa e-fakturácia stane bežnou súčasťou podnikateľskej praxe. Z pohľadu DPH ide o legislatívnu zmenu, z pohľadu firiem však aj o významnú zmenu v účtovných systémoch, interných procesoch, dátach a v spôsobe komunikácie s obchodnými partnermi. 

V predchádzajúcom článku sme sa venovali tomu, čo e-fakturácia znamená z pohľadu DPH. Prečítať si ho môžete TU:

V tomto článku sa pozrieme na jej technické zabezpečenie – čo je potrebné pripraviť v účtovnom alebo ERP systéme, ako bude fungovať digitálny poštár, aké možnosti integrácie budú mať firmy a na čo si dať pozor ešte pred povinným spustením. 

---

1.  Čo je e-faktúra z technického pohľadu 

E-faktúra nie je PDF súbor ani naskenovaná faktúra zaslaná e-mailom. 

Z technického pohľadu ide o štruktúrovaný elektronický súbor, najčastejšie vo formáte XML, ktorý obsahuje všetky potrebné údaje faktúry v presne definovaných poliach. To znamená, že údaje ako číslo faktúry, dátum vystavenia, dodávateľ, odberateľ, položky, sumy, DPH alebo platobné údaje nie sú uložené ako obrázok alebo voľný text, ale ako strojovo čitateľné dáta. 

Práve v tom je hlavný rozdiel oproti dnešnej bežnej praxi. Účtovný systém dokáže údaje z e-faktúry automaticky načítať a spracovať bez ručného prepisovania. Výsledkom je menej administratívy, menej chýb a lepšia kontrola nad celým procesom fakturácie. 

---

2.  Kde bude e-faktúra vznikať

Ideálny stav je, ak e-faktúru dokáže vytvoriť priamo účtovný alebo ERP systém firmy. V takom prípade používateľ vystaví faktúru podobne ako dnes, pričom systém ju zároveň vytvorí v požadovanom elektronickom formáte a zabezpečí jej odoslanie cez príslušné rozhranie. 

Nie všetky firmy však budú mať rovnakú technickú pripravenosť. V praxi preto môžu nastať viaceré scenáre: 

• vystavenie e-faktúry priamo v účtovnom alebo ERP systéme,  
• vytvorenie faktúry v inom internom systéme a jej následná konverzia do požadovaného formátu,  
• export súboru a jeho manuálne nahratie do portálu digitálneho poštára,  
• ručné vystavenie faktúry priamo vo webovom rozhraní digitálneho poštára.  

Pre menšie firmy môže byť webové rozhranie digitálneho poštára postačujúce aspoň v prechodnom období. Pri vyššom počte vystavených alebo prijatých faktúr však bude dôležité pripraviť automatizované prepojenie so systémom, v ktorom firma účtuje alebo fakturuje. 

---

3. Úloha digitálneho poštára 

E-faktúry sa nebudú posielať bežným e-mailom. Prenos bude zabezpečený prostredníctvom tzv. digitálnych poštárov. 

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, ktorý zabezpečuje odosielanie, prijímanie a technickú kontrolu e-faktúr. Firma si digitálneho poštára vyberie zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov. Finančná správa zároveň zverejňuje a spravuje službu, v ktorej si podnikateľ po prihlásení môže vybrať konkrétneho digitálneho poštára.  

Úlohou digitálneho poštára bude najmä: 

• pripojiť firmu do siete e-fakturácie,  
• validovať technický formát e-faktúry,  
• bezpečne doručiť e-faktúru odberateľovi,  
• zabezpečiť potvrdenie o doručení,  
• odoslať vybrané údaje Finančnej správe.  

V praxi to znamená, že digitálny poštár bude dôležitým prevádzkovým partnerom firmy. Nebude to iba „technická schránka“, ale služba, od ktorej bude závisieť plynulosť fakturácie. 

---

4. Ako sa e-faktúra dostane z účtovného systému k odberateľovi

Firmy budú mať viacero možností technického prepojenia. Výber riešenia bude závisieť najmä od používaného softvéru, počtu faktúr, dostupnosti IT podpory a od toho, ako veľmi chce firma proces automatizovať. 

Natívna integrácia v účtovnom systéme 

Najkomfortnejšie riešenie je, ak účtovný alebo ERP systém podporuje e-fakturáciu priamo. Používateľ pracuje vo svojom bežnom prostredí a odosielanie aj prijímanie e-faktúr prebieha automaticky na pozadí. 

Integrácia cez API 

Pri vlastných alebo špecifických systémoch môže byť vhodné využiť API digitálneho poštára. Firma tak nemusí meniť celý fakturačný systém, ale doplní premostenie, cez ktoré sa údaje z faktúry odošlú na spracovanie a doručenie. 

Export a manuálne nahratie súboru 

Ako prechodné riešenie môže slúžiť export faktúry do požadovaného formátu a následné nahratie do portálu digitálneho poštára. Tento postup však stále vyžaduje manuálny zásah a pri väčšom počte faktúr môže byť neefektívny. 

Ručné vystavenie v portáli digitálneho poštára 

Pre podnikateľov s nízkym počtom faktúr môže byť riešením aj ručné vystavenie faktúry vo webovej aplikácii digitálneho poštára. Z pohľadu procesov je však dôležité počítať s tým, že ide skôr o jednoduchšie riešenie, nie o plnohodnotnú automatizáciu. 

---

5. Čo si má firma pripraviť interne

Technická pripravenosť na e-fakturáciu sa nezačína výberom dodávateľa. Začína sa kontrolou vlastných procesov a dát. 

Firma by si mala včas preveriť najmä: 

• či jej účtovný alebo ERP systém bude podporovať e-fakturáciu,  
• kedy bude dostupná potrebná aktualizácia alebo modul,  
• kto bude zodpovedný za výber digitálneho poštára,  
• ako bude nastavené prijímanie, schvaľovanie a archivácia faktúr,  
• či sú údaje v systémoch dostatočne presné a štandardizované.  

Osobitnú pozornosť si zaslúži kvalita dát. E-faktúra vyžaduje presné identifikátory, správne adresné údaje, štandardné kódy krajín, mien, jednotiek a platobných údajov. Drobné nepresnosti, ktoré pri PDF faktúre často neprekážali, môžu pri e-faktúre spôsobiť odmietnutie alebo nedoručenie dokladu. 

---

6. Bezpečnosť a ochrana údajov

Pri e-fakturácii je prirodzené, že firmy riešia bezpečnosť a ochranu obchodných údajov. Faktúry obsahujú citlivé informácie o obchodných vzťahoch, cenách, produktoch, službách aj platobných údajoch. 

E-faktúry však nebudú verejne dostupné. Prenos bude prebiehať cez certifikovaných poskytovateľov a zabezpečené technické rozhrania. Dôležitú úlohu budú zohrávať digitálne certifikáty, šifrovanie prenosu, evidencia doručenia a riadenie prístupov používateľov. 

Firma by si preto mala pri výbere riešenia overiť nielen cenu služby, ale aj to, ako poskytovateľ rieši bezpečnosť, dostupnosť, správu používateľských oprávnení, archiváciu a súlad s GDPR. 

---

7. Spoľahlivosť riešenia a dostupnosť služby

Po zavedení povinnej e-fakturácie sa digitálny poštár stane kritickou súčasťou fakturačného procesu. Ak nebude fungovať odosielanie alebo prijímanie e-faktúr, firma môže mať problém s bežnou prevádzkou. 

Preto je vhodné preveriť: 

• garantovanú dostupnosť služby,  
• reakčné časy podpory,  
• dostupnosť podpory v slovenskom jazyku,  
• skúsenosti poskytovateľa s integráciami.  

Aj pri dobre nastavenej automatizácii je vhodné mať pripravený núdzový scenár. Ak napríklad dočasne nefunguje integrácia s ERP systémom, firma by mala vedieť, či je možné faktúru odoslať priamo cez portál digitálneho poštára. 

---

8. Testovanie ešte pred povinným spustením

Rok 2026 je dôležitým prechodným obdobím. Finančná správa uvádza, že dobrovoľné využívanie e-fakturácie je dostupné počas druhého kvartálu 2026 a povinnosť vystavovať a prijímať elektronické faktúry má nadobudnúť účinnosť od 1. januára 2027.  

Toto obdobie by firmy nemali vnímať ako čas na odklad, ale ako priestor na testovanie. Včasný pilot umožní preveriť: 

• či systém dokáže správne vytvárať e-faktúry,  
• či digitálny poštár faktúry prijíma a doručuje,  
• či obchodní partneri vedia e-faktúry spracovať,  
• či sú údaje v systémoch správne nastavené,  
• či interný proces schvaľovania a archivácie funguje bez zbytočných manuálnych zásahov.  

E-fakturácia sa týka oboch strán obchodného vzťahu. Nestačí, aby bola pripravená len jedna firma. Praktické testovanie s vybranými obchodnými partnermi môže výrazne znížiť riziko problémov po povinnom spustení. 

---

9. Naše riešenie: Doklado ako digitálny poštár a DMS

V CLA Slovakia pracujeme s aplikáciou Doklado.com, ktoré môže slúžiť ako digitálny poštár a zároveň ako nástroj na správu dokumentov. 

Výhodou takéhoto riešenia je, že firma môže mať e-faktúry, prijaté doklady a ich digitálny archív na jednom mieste. Zároveň je možné nastaviť prepojenie s účtovným alebo ERP systémom, napríklad s Heliosom (náš ERP). 

V praxi to znamená, že faktúry vystavené v Heliose sa môžu automaticky odoslať do aplikácie Doklado.com a následne doručiť príjemcovi cez sieť e-fakturácie. Rovnako prijaté e-faktúry môžu byť spracované a odovzdané späť do účtovného systému bez ručného prepisovania údajov. 

Takýto model je vhodný najmä pre firmy, ktoré chcú e-fakturáciu využiť nielen ako splnenie zákonnej povinnosti, ale aj ako príležitosť na zjednodušenie práce s dokladmi. 

---

10. E-fakturácia ako začiatok širšej digitalizácie

E-fakturácia nie je izolovaná technická zmena. Je súčasťou širšej európskej modernizácie výmeny obchodných dokumentov a reportingu DPH. Od roku 2030 sa očakáva rozšírenie pravidiel aj na cezhraničné transakcie a zmeny súvisiace s iniciatívou ViDA (VAT in the Digital Age).  

Do budúcnosti zároveň nejde iba o faktúry. Sieť Peppol umožňuje výmenu aj ďalších elektronických dokumentov, napríklad objednávok, dodacích listov alebo katalógov. Firmy, ktoré sa na e-fakturáciu pripravia systémovo, môžu neskôr jednoduchšie nadviazať aj ďalšie procesy elektronickej výmeny dát. 

Povinná e-fakturácia bude mať dopad nielen na účtovníctvo a dane, ale aj na IT, interné procesy, kvalitu dát a spoluprácu s obchodnými partnermi. 

Kľúčom k úspešnému prechodu bude včasná príprava. Firmy by si mali preveriť pripravenosť svojho účtovného systému, vybrať vhodného digitálneho poštára, nastaviť interné procesy a otestovať výmenu e-faktúr ešte pred povinným spustením.